Wil je een spend analyse maken? Dan is het de grote vraag: wat er precies in moet staan. Ik zet de meest belangrijke spend analyse elementen op een rij. Per onderdeel krijg je een korte uitleg. Meer informatie met berekeningen en voorbeelden vind je in de complete gids voor het maken van een spend analyse.
En wil je met name praktische voorbeelden van de spend analyse onderdelen zien? Kijk dan eens naar de voorbeelden van een spend analyse.
Onderdelen spend analyse
In de spend analyse kun je veel onderdelen onderbrengen. Ik zal de meest belangrijke onderdelen met jullie bespreken. Maar eerst nog even dit:
Op LinkedIn onderzocht ik welke onderdelen van de spendanalyse het meest worden gebruikt. De meerderheid van de stemmen ging uit naar de ABC analyse (42%). Daarna volgde de Kraljic matrix (22%), het sliden/dicen supplier/artikel (20%) en de supplier performance (16%).
Goed, ik zal de meest essentiële onderdelen kort benoemen en uitleggen:
Slicen/dicen vanuit verschillende dimensies (leverancier, categorie of artikel)
Eigenlijk is dit het meest basale in een spend analyse: je wilt per leverancier, categorie of artikel zien wat je hebt uitgegeven (spend) en hoeveel ze hebben geleverd (volume of aantallen). Dit wil je bijvoorbeeld per maand voor een jaar zien, of jaar-op-jaar. In een tabel of grafiek die je deze informatie snel en overzichtelijk toont.
Ik noem dit “slicen en dicen” vanuit verschillende dimensies.
ABC analyse
De ABC analyse is volgens mijn LinkedIn onderzoek het meest gebruikte onderdeel van een spendanalyse. Met de ABC analyse segmenteer je jouw leveranciers.
Je deelt ze in, vaak in klasse A, B of C. Klasse A vertegenwoordigt 80% van de inkoopwaarde, B de volgende 15% en C de laatste 5%. Zo zie je snel wat grote en minder grote leveranciers of categorieën zijn. Zet in een tabel in welke categorie je de leveranciers hebt ingedeeld. Dat helpt je focus te bepalen.
Vervolgens kun je namelijk goed filteren op een categorie. Bekijk per jaar of over de jaren heen de ontwikkeling van een bepaalde leveranciers categorie.
Selecteer indicatoren als het aantal orders per leveranciers. Of kijk naar contract compliance of prijsontwikkelingen. Je kunt de ABC analyse ook per categorie of per product maken.
Matrix Kraljic Model
De Kraljic matrix geeft je voor elke categorie inzicht in het type strategie dat je voert. Je koppelt de categorieën aan een risicoprofiel. Dit is een waardevol onderdeel van de spend analyse.
De Kraljic matrix wordt wereldwijd door inkopers gebruikt. De matrix geeft veel inzicht. Inzicht in risico’s van het inkoopproces. Zoals het toeleveringsrisico van de in te kopen goederen en diensten. En dat in relatie tot de kosten. Zo zie je in met welk belang een organisatie inkoop en welke strategie daarbij past.
Producten of diensten deel je in, in een van de 4 categorieën:
- Hefboom
- Strategisch
- Routine
- Knelpunt
Op de Y-as staat de relatieve inkoopwaarde. En soms wordt hier juist de impact op het bedrijfsresultaat neergezet. Het meest eenvoudige is om hier het percentage te nemen van de inkoopwaarde ten opzichte van de totale inkoopwaarde. Vaak is dit al voldoende.
De X-as staat voor het toeleveringsrisico. Dat ga je zelf handmatig bepalen. Dit kan bijvoorbeeld op basis van deze criteria:
- De mate van beschikbaarheid/schaarste;
- Het aantal beschikbare leveranciers;
- Substitutiemogelijkheden;
- Mogelijkheden om te switchen tussen zelf doen en uitbesteden;
- Risico’s van transport en opslag;
- In hoeverre producten voornamelijk geproduceerd en/of geleverd worden vanuit politiek instabiele landen.
Je kunt de lijst aanpassen aan jouw organisatie en toewijzen van gewichten aan elk criterium. Daarna kan je elk product of elke categorie beoordelen op risico: laag (1), middel (2) of hoog (3).
Meer informatie, een berekening en voorbeelden van de Kraljic Matrix vind je in de complete gids voor het maken van de spend analyse.
Supplier performance
Leverancier performance is een belangrijk onderdeel van de spend analyse. Dat bleek ook begin dit jaar (2023). Ik zette via LinkedIn een onderzoekje uit. Daarin vroeg ik waar de focus van de inkopers in mijn LinkedIn connecties ligt in 2023.
Dat deed ik met de volgende vraag: ‘Waar ligt jouw procurement focus in het nieuwe jaar?’. In de antwoorden bleek de focus met name te gaan liggen op ‘Samenwerkingen en relaties’ (36%). Daarna volgden ‘Kostenreductie’ (26%), ‘Verduurzaming’ (21%) en ‘Digitalisering (17%)’.
En toen ik vroeg met welke tool ze wilden focussen op samenwerkingen en leveranciers, kwam het supplier performance overzicht naar voren. Het is een belangrijke tool om het gesprek met relaties aan te gaan.
Maar aan welke indicatoren kun je denken bij het vaststellen van leverancier performance? Ik noem enkele voorbeelden:
- On Time Delivery (OTD)
Hoeveel van de leveringen zijn op de afgesproken datum geleverd.
- Volledigheid leveringen
Worden de gevraagde hoeveelheden geleverd?
- Levertijd
Hoelang duurt het na de bestelling om een levering binnen te krijgen. Nuancering is dat je mogelijk heel vroeg al een order uitstuurt voor een levering over enkele weken, terwijl het ook binnen 5 dagen geleverd kan worden. Dat kan een vertekend beeld geven.
- On-Time-In-Full (OTIF)
OTD, maar dan ook of de volledig afgesproken hoeveelheden zijn geleverd. Het heeft mijn voorkeur om de verschillende leverancier performance KPI’s afzonderlijk van elkaar te meten. Dat geeft een helderder beeld.
Prijs analyse
Een essentieel onderdeel van de spend analyse, is de prijs analyse. De prijs analyse geeft inzicht in de veranderingen van prijzen bij leveranciers. Je ziet bijvoorbeeld of prijzen van een specifieke leverancier meer stijgen dan gemiddeld.
Het is een belangrijk onderdeel, maar tegelijkertijd altijd een uitdaging om handig weer te geven. Vaak wordt er voor een grafiek gekozen. Daarin zie je de prijzen per maand per categorie.
Echter ziet dat er al snel chaotisch uit. Soms zijn er producten in een categorie die veel goedkoper zijn dan andere producten, waardoor de schaal van de grafiek groot is en de werkelijke prijsveranderingen niet goed zichtbaar zijn.
Daarom hebben wij er in de SpendExplorer (onze automatische en complete tool voor het maken van spend analyse) voor gekozen om te werken met een prijs index. Daarbij indexeer je de prijzen. Aan het begin van de grafiek zet je alles op 100 en daarna zie je de ontwikkeling op deze zelfde schaal.
Ook werken wij veel met filters. Zo zie je alleen de top 5 leveranciers of alleen de grootste stijgers en dalers. Dat geeft overzicht. Meer hierover vind je in de complete gids voor het maken van een spend analyse.
Jaar op jaar stijgers en dalers
Wil je controle houden en tijdig kunnen ingrijpen als uitgaven anders dan normaal verlopen? Kijk dan zijn de stijgers en dalers het geschikte onderdeel van de spendanalyse.
De stijgers en dalers geven per leverancier, per product of per categorie aan hoeveel je stijgt in inkoopwaardes en volumes ten opzichte van het jaar daarvoor. En als je dat nog specifieker wilt maken, kun je dat per kwartaal vaststellen.
Je zet dit onderdeel kracht bij door het prijs- en volume effect uit te splitsen. Een volumestijging, geeft als het goed is ook een afzet stijging aan de verkoopkant aan. En een prijsstijging, geeft vooral aan dat je meer betaalt bij een leverancier. Dit is moeilijk in kaart te brengen met alleen prijzen, omdat dat de totale waarde niet weergeeft.
De complete gids voor het maken van een spend analyse
Wil je alles weten over de onderdelen van een spend analyse? Download dan onze gratis gids.
Ik heb een uitgebreide handleiding samengesteld over hoe je een spend analyse zelf kunt maken. Deze gids bestaat uit meer dan 50 pagina’s en vertelt je alles wat je moet weten.
In de gids ontdek je het doel van een spend analyse, welke onderdelen essentieel zijn en waar je op moet letten om fouten bij het maken te voorkomen.
Je krijgt ook voorbeelden en aanbevelingen voor de presentatie van de analyse. Kortom, een complete handleiding met veel nuttige tips en tricks.