De Ontmoeting met Jan Sjouke
"Laatst zei iemand tegen me: ik snap er niets van, jij en inkoop. Je bent toch best aardig!" Met deze intrigerende woorden begint Jan Sjouke van der Heide, de pragmatische inkoop ondernemer van VDH Business Support, zijn reis in de wereld van inkoop. Een wereld die, volgens hem, soms verkeerd begrepen wordt.
Hoe maak je inkoop processen simpel? Dat is de vraag die Jan Sjouke zichzelf stelt als hij bedrijven helpt met hun inkoop strategie. Jan Sjouke heeft flinke ervaring in de inkoop wereld en heeft een passie voor het versimpelen van complexe zaken. Ik spar daarom met enige regelmaat graag met hem.
Hoe breekt iemand met deze vriendelijke uitstraling door de stereotypen van de inkoopwereld en maakt hij complexe processen begrijpelijk en toegankelijk? Ontdek de inzichten en methoden die Jan Sjouke van der Heide gebruikt om de kunst van eenvoud in inkoop te meesteren.
De reis naar versimpeling: Inside-out, Kraljic en het zes-ogen principe
Jan Sjouke neemt ons mee op een reis door de landschappen van inkoop, beginnend met de ‘inside-out’ filosofie. "Het is essentieel om eerst te begrijpen wat je intern nodig hebt voordat je naar buiten kijkt naar leveranciers," legt hij uit. Hij spreekt over het belang van het hebben van een duidelijke interne focus, het begrijpen van de unieke behoeften van je organisatie, en het opbouwen van sterke interne relaties.
Het inside-out perspectief betekent dat hij niet afhankelijk is van externe partijen om de inkoop te organiseren, maar dat hij zelf de regie neemt over de strategische producten die essentieel zijn voor het bedrijf. Hij zegt: “Als de producten zo bijdragen aan je eigen proces, dan moet je die zelf inkopen. En de voorwaarden die je hanteert, zijn in beginsel jouw voorwaarden, niet van de leverancier”. Via goed intern dialoog zorgt deze inside-out methode bij Jan Sjouke en zijn klanten voor een naadloze aansluiting op hun bedrijfsprocessen en sterke samenwerkingen met leveranciers.
Een voorwaarde is inzicht in je spend. De SpendExplorer is hier natuurlijk een ideale tool voor. Jan Sjouke: “Elke inkoper zou dit met één druk op de knop voorhanden moeten hebben”.
"Het is geen one-man show van een inkoper om de risico's voor Kraljic te analyseren."
Om te bepalen welke producten strategisch zijn, gebruikt Jan Sjouke de ABC en Kraljic modellen als een hulpmiddel. Dit model classificeert producten op basis van hun impact op het bedrijfsresultaat en hun risico op de markt. Soms gebruikt hij ook de heatmap. Jan Sjouke doet dit echter niet alleen, maar samen met mensen uit verschillende disciplines binnen het bedrijf. Hij noemt dit het zes-ogen-principe. Hij legt uit: “Het is geen one-man show van een inkoper om de risico’s voor Kraljic te analyseren, maar het is een zes-ogen-principe vanuit verschillende disciplines.”
"Een gedragen besluit is een duurzaam besluit"
Door het zes-ogen-principe toe te passen, creëert Jan Sjouke draagvlak en betrokkenheid bij de inkoop beslissingen. Jan Sjouke: “Een gedragen besluit is een duurzaam besluit”. Bovendien zorgt hij ervoor dat hij niet verzand in details die niet relevant zijn voor de inkoop strategie. Hij stelt zichzelf altijd de vraag: “Wat doe ik met de uitkomst? Ga ik me dan echt anders gedragen als ik al die details wel of niet weet?”
Jan Sjouke geeft een voorbeeld waarbij hij recent over wilde gaan naar duo-sourcing van een belangrijk ingrediënt om risico’s te spreiden. “We maakten een analyse die we met z’n vieren, dus met 8-ogen, evalueerden. Uiteindelijk was het logisch om bij één leverancier te blijven. De kosten wogen niet op tegen de beperking van het risico. Tja, dan heb ik pech.”
Structurele overleggen in plaats van adhoc
Met het zes-ogen-principe stevig op zijn plaats, richt Jan Sjouke zich vervolgens op het stroomlijnen van communicatie binnen organisaties. Hij benadrukt het belang van regelmaat en structuur in overleggen, een aanpak die ad-hoc meetings overbodig maakt en de efficiëntie verhoogt. "Een van de sleutels is regelmatige en gestructureerde communicatie," zegt hij. "Door het hebben van maandelijkse overleggen, kunnen we ad-hoc meetings verminderen en zorgen voor meer gefocuste en productieve discussies.". Uiteindelijk is hij zo minder tijd kwijt aan vergaderingen en overleggen.
Wat hieraan bijdraagt, is duidelijkheid over wie wat doet. Op een one-pager laat hij zien hoe hij bij een klant de “Cycle of Procurement” heeft beschreven. Simpel, makkelijk te begrijpen en gedragen binnen de organisatie. “Als er iemand komt met een klacht over een leverancier, pak ik deze one-pager er bij en leg ik nogmaals uit dat dit vanzelf terugkomt in de reguliere overleggen.” Vaak blijkt het probleem veel minder groot dat eerst gebracht en kunnen collega’s het prima zelf oplossen. “Is het probleem structureel, dan bespreken we dat in de reguliere vergaderingen en neem ik dat mee in mijn reguliere gesprekken met de leverancier.”
Een tip die Jan Sjouke geeft, is om leveranciers jaargesprekken te verdelen over het jaar. Hij zegt: “Bijna iedereen houdt jaargesprekken met hun leveranciers. Maar plan je leveranciersgesprekken niet allemaal in dezelfde periode, spreid ze over het jaar heen. Voor strategische leveranciers hoeft dit echt niet bij de start van een nieuw contract. Op deze manier voorkom je dat je altijd druk bent aan het einde of begin van het kalenderjaar.”. Hij legt uit dat dit niet altijd makkelijk is en er zelf ook nog aan werkt om dit voor elkaar te krijgen.
"Houd bij al je besluiten People, Profit, Planet in de gaten"
People, Planet, Profit
"Duurzaamheid is geen bijzaak, het is een essentieel onderdeel van moderne inkoop," benadrukt Jan Sjouke. Hij spreekt over het belang van het integreren van duurzaamheidsprincipes in inkoopbeslissingen en hoe dit helpt om meer verantwoorde en ethische keuzes te maken. "Houd bij al je besluiten People, Profit, Planet in de gaten," adviseert hij. Daarbij onder andere verwijzend naar energiebeleid, verpakkingen, recyclebaarheid en duurzaamheid van de productie. “Durf ambities te hebben. Dan ben je ook voorbereid op nieuwe wetgeving.” Jan Sjouke deelt het voorbeeld waarbij een leverancier hem overtuigde dat ze ‘groen’ zijn. Na wat doorvragen, bleek dat ze alleen zonnepanelen hebben. “Dan heb je pas echt geen verstand van wat duurzaam is”.
De ontmaskering van misvattingen
Jan Sjouke gaat verder met het ontmantelen van enkele van de grootste mythes in inkoop. "Er is een algemene aanname dat elke inkoper een eikel is,” zegt hij met een lichte grijns. "maar dat is een ouderwetse en onproductieve manier van denken. Vroeger ging het alleen over prijs. Dan moest je wel een eikel zijn. Nu gaat inkoop over samenwerking, kennis, over het bouwen van relaties en het creëren van waarde voor het bedrijf en de wereld.”
"Er is een algemene aanname dat elke inkoper een eikel is"
Continu leren en optimaliseren
Jan Sjouke’s reis is er een van continu leren en verbeteren. "Inkoop is een dynamisch veld, en er zijn altijd nieuwe dingen te leren en manieren om onze processen en relaties te verbeteren," zegt hij.
Terwijl we het einde van de reis met Jan Sjouke naderen, reflecteert hij op de essentie van inkoop. “Inkopen is ook echt niet moeilijk. Nee, want het meeste is logica. Je moet gewoon weten wat je wilt, wat je nodig hebt en wat je kunt krijgen.” Hij voegt er wel aan toe dat je echt niet alleen moet willen werken. Inkopen is verweven is met het hele bedrijf.
De inzichten van Jan Sjouke bieden een frisse kijk op inkoop, een die uitnodigt tot samenwerking en continue verbetering. Maar de reis naar versimpeling is er een die we allemaal bewandelen, elk met onze eigen unieke ervaringen en lessen.
Wat zijn jouw ervaringen met het versimpelen van inkoopprocessen? Heb je tips of verhalen die je wilt delen? Laat je stem horen en draag bij aan de community van inkoopprofessionals die streven naar eenvoud en effectiviteit. Deel je verhaal in de reacties hieronder en zo worden we samen de kunst van het versimpelen meester.