Het beheren en analyseren van spend data is voor elke professionaliserende organisatie fundamenteel. Daarbij is het maken van een spend analyse onmisbaar. Maar wat is een spend analyse precies? Daar ga ik dieper op in. In dit artikel geef ik je de volledige spend analyse betekenis.
Wat is spend data?
Oké, ik begin bij het begin. Om de definitie van een spend analyse goed te begrijpen, moeten we eerst weten wat spend data, oftewel spend, is. Op basis van de spend data wordt de spend analyse immers gemaakt. “Spend” wordt ook wel inkoopwaarde, inkoopomzet of bedrijfsuitgaven genoemd.
De term ‘spend data’ verwijst naar de gegevens die betrekking hebben op de uitgaven van een organisatie. Die uitgaven zijn erg uiteenlopend. Spend data omvat dan ook informatie over alle kosten die een bedrijf maakt om zijn activiteiten uit te voeren. Denk aan aankopen van grondstoffen, betalingen aan leveranciers, inhuur van experts en operationele kosten.
Twee soorten spend: direct spend en indirect spend
Binnen het vakgebied van de inkoop wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen product related (direct spend) en non-product related spend (indirect spend).
Product related spend verwijst naar de uitgaven die direct gerelateerd zijn aan de productie of inkoop van goederen of diensten die de organisatie levert, zoals grondstoffen, materialen, of inkopen van te verkopen producten (voor een handelsbedrijf).
Non-product related spend daarentegen omvat uitgaven die niet direct gerelateerd zijn aan de productie, maar eerder betrekking hebben op algemene bedrijfskosten, zoals kantoorbenodigdheden, marketing en IT-diensten.
Het verschil tussen direct spend en indirect spend
Het onderscheid tussen deze twee categorieën kan nuttig zijn bij het identificeren van mogelijkheden voor kostenbesparing en het optimaliseren van de inkoopprocessen, aangezien de vereisten en strategieën voor de aankoop van product related en non-product related spend vaak verschillend zijn.
Zo vereisen de aankopen van grondstoffen meestal meer aandacht voor de kwaliteit van de leveranciers, terwijl de aankopen van kantoorbenodigdheden en IT-diensten vaak snel en flexibel moeten zijn om te voldoen aan de wisselende behoeften van de organisatie.
Soms zijn er grijze gebieden of iets product related of non-product related is en bepaalt de organisatie zelf de definitie daarvan.
De spend analyse betekenis
Goed, de spend gegevens worden dus gebruikt om een spend analyse te maken. Maar wat is zo’n spend analyse precies? Laten we inzoomen op de spend analyse betekenis:
Een spend analyse wordt ook wel een uitgavenanalyse genoemd. De analyse heeft betrekking op het proces waarbij de spend data van een organisatie worden verzameld, gecategoriseerd, geanalyseerd en geïnterpreteerd. Dit wordt gedaan om inzicht te krijgen in de uitgavenpatronen en kostenstructuren van een organisatie.
Dit proces wordt vaak ondersteund door spend analyse software. De software, zoals onze SpendExplorer, verzamelt en visualiseert die financiële gegevens, zodat organisaties beter begrijpen waar het geld naartoe gaat. Vaak wordt dit ook nog met Excel of andere spreadsheet programma’s gedaan. Op basis van de spend analyse wordt het inzichtelijk welke gebieden prioriteit hebben voor kostenbeheersing en efficiëntieverbetering.
Inkoopanalyse en spend analyse: het verschil
De spend analyse heeft veel raakvlakken met een inkoopanalyse en loopt vaak in elkaar over. Toch is het goed om de verschillen te begrijpen. Want wat wordt er precies met deze twee termen bedoeld?
Kort samengevat is het verschil tussen een inkoopanalyse en een spend analyse dat een inkoopanalyse zich richt op het optimaliseren van het inkoopproces en het verbeteren van de efficiëntie. Hierbij draait het om het hele inkoopproces. Je kunt de inkoopanalyse dan ook zien als een overkoepelende analyse.
Bij een spend analyse draait het daarentegen voornamelijk om het inzichtelijk maken van de uitgaven en het ontdekken van besparingsmogelijkheden.
In de praktijk zul je vaak zien dat een spend analyse ook een gedeelte van de inkoopanalyse omvat.
Wat kan je met een spend analyse?
In een eerder geschreven artikel liet ik al weten waarom het maken van een spend analyse voordelen biedt. Door de spend data te analyseren, kunnen bedrijven namelijk kansen identificeren om kosten te besparen, efficiëntie te verbeteren en hun financiële prestaties te optimaliseren. Kortom: de spendanalyse helpt je beter in te kopen. Concreet kun je het volgende met een spendanalyse doen:
- Identificeren van leveranciers
Het analyseren van spend data kan je helpen om inzicht te krijgen in leveranciers. Je kunt bijvoorbeeld een lijst opstellen van leveranciers en ze rangschikken naar hun belang voor de organisatie. Dat is een goed opstapje bij het beheren van relaties en onderhandelen over prijzen en contracten.
- Kosten besparen
Inzicht in uitgavenpatronen betekent ook inzicht in mogelijkheden om kosten te besparen. Weet met welke leveranciers je over de prijs kunt onderhandelen en/of welke overbodige uitgaven je kunt voorkomen.
- Efficiëntie verbeteren
Door de spend te analyseren, kun je inefficiënties identificeren en manieren vinden om deze te verbeteren. Bijvoorbeeld door het implementeren van geautomatiseerde processen of door het centraliseren van de inkoopfunctie.
- Risico’s beheren
Een spend analyse laat zien welke risico’s er in de toeleveringsketen bestaan. Met deze inzichten kan een organisatie vervolgens strategieën ontwikkelen om de risico’s te beperken.
- Duurzamer inkopen
Een spend analyse helpt je om focus te brengen om je meer te richten op duurzaamheid in je inkopen. Door bijvoorbeeld te bepalen of je meer kunt onderbrengen bij meer duurzame leveranciers, of langdurige samenwerkingen aan kunt gaan met belangrijke leveranciers. Maar ook zien welke inkopen er bijvoorbeeld plaatsvinden die niet onder een contract vallen waarin afspraken over duurzaamheid gemaakt zijn.
Onderdelen spend analyse inkoop
Bij een volledige spend analyse uitleg, kunnen de spend analyse onderdelen niet ontbreken. Je kunt veel onderdelen in de spendanalyse onderbrengen. Ik zet de meest voorkomende onderdelen in het kort voor je op een rij, zodat je een compleet beeld krijgt van de spend analyse betekenis:
- ABC analyse
De ABC analyse helpt je leveranciers te segmenteren. Je deelt ze in in verschillende categorieën, zodat je inzicht krijgt in welke leveranciers belangrijk voor jou zijn. Dit helpt je focus aanbrengen in je inkoop portfolio.
Per categorie of product krijg je inzicht in het aan te raden type strategie. Kosten en risico’s worden tegen elkaar afgewogen. Dit geeft je handvaten hoe je met bepaalde categorieën en leveranciers om kan gaan.
- Slicen/dicen vanuit verschillende dimensies
Per leverancier, categorie, artikel of locatie zie je wat de uitgaven zijn (spend) en hoeveel ze hebben geleverd (volume of aantallen).
- Supplier performance
Op basis van indicatoren bepaal je hoe de samenwerking met leveranciers verloopt. Voorbeelden van indicatoren zijn: levertijd, volledigheid van de leveringen, retouren en On-Time-In-Full (OTIF). En er zijn er nog veel meer.
- Prijs analyse
Inzicht in de prijsontwikkeling bij leveranciers of over je ingekochte producten.
- Jaar op jaar stijgers en dalers
Per leverancier, per product of per categorie zie je hoeveel je stijgt in inkoopwaardes en volumes ten opzichte van het jaar daarvoor.
Wil je meer weten over de spend analyse onderdelen? In een eerder artikel ging ik dieper in op de elementen van de spendanalyse. Ook worden de onderdelen uitgebreid in mijn complete gids voor het maken van een spend analyse omschreven.
Hoe maak je een spend analyse?
Heb je jouw spend data verzameld? Dan kun je een spend analyse maken. Bij het maken van de spendanalyse heb je 2 opties: je maakt de analyse zelf of je stelt de spendanalyse op met behulp van spend analyse software.
Zelf een spend analyse maken
Het maken van een spend analyse begint met het verzamelen van spend data. Je creëert overzicht in de uitgaven van jouw organisatie. Categoriseer de data bijvoorbeeld op leverancier, categorie of product. Dat maakt het analyseren een stuk eenvoudiger. Bepaal vervolgens welke spend analyse tool je het meest geschikt lijkt.
In de complete gids staat omschreven hoe je het analyseren van spend vervolgens aanpakt. Om het jezelf makkelijker te maken, kun je bovendien kijken naar een spend analyse voorbeeld. De voorbeelden helpen je een idee te krijgen hoe je jouw spend data effectief kunt opzetten en visualiseren.
Gebruik maken van spend analyse software
De tweede optie is om te werken met een automatische spend analyse. Een volledig automatische spend analyse geeft je continu inzicht in je spend. Zo ben je altijd in control en verlies je geen kostbare tijd aan spreadsheet geknoop. De SpendExplorer is een goed voorbeeld van geautomatiseerde spend analyse software.
Meer weten over de spend analyse betekenis?
Wil je een volledig beeld krijgen van de spendanalyse? En te weten komen hoe je de spend analyse zelf kunt maken? Download dan onze gratis gids. Hier staat alles over de spendanalyse in beschreven.