Strategisch inkopen is cruciaal voor organisaties die streven naar kosten- en risicobeheersing, verbeterde efficiëntie en duurzame groei. Het vormt de ruggengraat van een doelgerichte inkoopstrategie. Wil je meer weten over strategisch inkopen? In dit stappenplan beschrijf ik 4 essentiële fasen om te sturen op strategisch inkopen.
Wat is strategisch inkopen?
Strategisch inkopen is een doelgerichte aanpak van het inkoopproces. Het gaat verder dan alleen prijsonderhandelingen en streeft naar een holistische en proactieve aanpak om de algehele prestaties van een organisatie te versterken.
Strategische inkopers richten zich op het maximaliseren van waarde, efficiëntie en concurrentievoordeel. Inkoopbeslissingen worden afgestemd op basis van bovenliggende bedrijfsdoelstellingen.
Ik geef je twee voorbeelden waar bij strategische inkoop op gestuurd wordt:
- Een productiebedrijf wilt kwaliteitsproducten leveren en een betrouwbare partner voor haar klanten zijn. Zij kan kiezen voor strategische partnerships met leveranciers. Dit betekent dat het productiebedrijf een langdurige en intensieve samenwerking aangaat met een select aantal leveranciers, die voldoen aan hoge eisen op het gebied van kwaliteit, service en innovatie.
Zo kan het productiebedrijf niet alleen profiteren van stabiele en voordelige inkoopvoorwaarden, maar ook van een betere afstemming en integratie van de processen en systemen tussen de partners. Dit is een voorbeeld van het strategisch sturen op inkoop door het creëren van meerwaarde. - Een handelsbedrijf dat haar overhead zo laag mogelijk wil houden en tegen concurrerende prijzen wil kunnen leveren, kan kiezen voor het optimaliseren van haar inkoopprocessen. Dit betekent dat het handelsbedrijf gebruikmaakt van moderne technologieën en methoden om haar inkoopactiviteiten efficiënter, effectiever en transparanter te maken.
Zo kan het handelsbedrijf niet alleen besparen op tijd, geld en middelen, maar ook de kwaliteit en de klanttevredenheid verbeteren. Dit is een voorbeeld van het strategisch sturen op inkoop door het verbeteren van de prestaties.
Stappenplan strategische inkoop
Stap 1. Vertaal bedrijfsdoelstellingen naar inkoopdoelstellingen
Je kunt niet strategisch inkopen als je niet weet wat je bedrijf wil bereiken. Dus, wat zijn de kernwaarden en doelen van je bedrijf? Zodra je dat weet, kun je deze vertalen naar concrete inkoopdoelstellingen.
De drie punten die ik altijd handhaaf waar inkoop in meer of mindere mate naar streeft, zijn:
- Optimaliseren marges
- Optimalisatie van supply chain
- Duurzamer worden.
In mijn spend analyse handboek ga ik uitgebreid op deze 3 punten in.
Actiepunten:
- Overleg met het management over bedrijfsdoelen.
- Maak een lijst van inkoopdoelstellingen die deze ondersteunen.
Stap 2. Bepaal waar je nu staat met behulp van een spend analyse
Een spend analyse geeft je een helder beeld van je huidige uitgaven. Wie zijn je leveranciers? Wat koop je precies in? En tegen welke prijs? Deze informatie is cruciaal om te weten waar je kunt optimaliseren.
Actiepunten:
- Verzamel data van je huidige uitgaven.
- Gebruik tools zoals SpendExplorer om deze data te analyseren.
3. Maak een actieplan
Met je doelstellingen en huidige situatie in kaart, is het tijd voor een actieplan. Welke stappen ga je zetten om je doelen te bereiken? Wie is er verantwoordelijk? En wat is je tijdlijn?
Vergeet niet om hier ook de Kraljic methode te gebruiken.
Actiepunten:
- Stel prioriteiten.
- Wijs verantwoordelijkheden toe.
- Maak een realistische tijdlijn.
- Presenteer dit met data gedreven onderbouwing aan je organisatie.
4. Blijf de acties monitoren
Een plan is niets waard als je het niet uitvoert en bijhoudt. Gebruik geautomatiseerde tools om je uitgaven en leveranciersprestaties te monitoren. Zo kun je tijdig bijsturen en blijf je op koers.
Zo monitoren klanten van mij bijvoorbeeld continu of ze hun category plannen nakomen.
Actiepunten:
- Stel KPI’s op.
- Gebruik geautomatiseerde tools voor monitoring.
- Evalueer en stuur waar nodig bij.
Conclusie
Strategisch inkopen is een continu proces dat begint met een goede afstemming met je bedrijfsdoelstellingen en eindigt met constante monitoring en bijsturing. Door deze vier stappen te volgen, leg je een solide basis voor een succesvol inkoopbeleid. Wil je hier meer over weten? Of eens over sparren? Neem dan contact met mij op!