Een effectief inkoopproces is essentieel voor het succes van elke organisatie. Om dat te monitoren, zijn key performance indicators (KPI’s) onmisbaar. Het monitoren van de juiste inkoop KPI’s kan ons helpen om inzicht te krijgen in onze processen en deze te optimaliseren.
Uiteraard zijn KPI’s altijd een product van je doelstellingen. Als je strategisch inkoopt, dan vloeien daar je KPI’s uit voort. Toch vinden veel inkoopmanagers het prettig om voorbeelden te hebben van hoe er over het algemeen op gestuurd wordt.
Maar vertrouwen we wel op data, of liever op ons onderbuikgevoel? En welke KPI’s zijn het meest essentieel voor het verbeteren van een efficiënt inkoopproces? Dat zocht ik voor je uit!
Sturen op data of onderbuikgevoel?
Als inkoopprofessional maak je dagelijks belangrijke beslissingen die van invloed zijn op de toekomst van je organisatie. Maar wat bepaalt jouw beslissingen? Maak je gebruik van data of vertrouw je op je onderbuikgevoel? Of onderbouw je je onderbuikgevoel met data? Daar was ik benieuwd naar.
Ik begrijp dat er geen one-size-fits-all antwoord is op deze vraag. Toch vroeg ik mijn netwerk via een LinkedIn poll hoe zij inkoopbeslissingen het liefst maken. Daar werd enthousiast op gestemd:
De combinatie ‘’onderbuikgevoel en data’’ steekt er met kop en schouders bovenuit (83%). Zo zie je maar. Data en de bijbehorende inkoop KPI’s heb je nodig om inkoopbeslissingen te maken, maar die beslissingen worden ook gebaseerd op onderbuikgevoel.
Dit zette mij opnieuw aan het denken. Wil je als inkoper dan wel dat het dashboard je vertelt wat je moet doen? Of bepaal je liever zelf je acties. Daarom vroeg ik mijn netwerk: hoe wil jij je inkoopdashboards het liefst gepresenteerd krijgen?
In de ideale situatie komt het systeem met voorstellen op basis van inkoop data, maar trekken we als inkoopprofessionals zelf de conclusies.
Inkoop KPI’s voor een efficiënt inkoopproces
Het aantal orders per leverancier, contract compliance of de tijd tussen order en ontvangst. Dit zijn een paar voorbeelden van KPI’s in de inkoop. Maar wat zijn nu écht de belangrijkste prestatie indicatoren in de inkoop? Ik vroeg het weer voor je na…
In een LinkedIn poll vroeg ik mijn netwerk, bestaande uit inkoopprofessionals, welke inkoop KPI’s zij het belangrijkst vonden. Daar kwam het volgende uit:
Je ziet het al. Er is een gelijke stand tussen: contract compliance en de tijd tussen order en ontvangst. Samen blijken dit de belangrijkste KPI’s te zijn om een inkoop proces efficiënter te maken, ieder krijgen ze maar liefst 39% van de stemmen.
Dat laat zien hoe belangrijk het is om deze KPI te meten en te optimaliseren. Door de doorlooptijd van het inkoopproces te verkorten, kunnen bedrijven besparen op voorraadkosten en het proces optimaliseren.
Maar het geeft je ook vooral een indruk van de leverbetrouwbaarheid van je leverancier. Belangrijk dus om deze KPI goed te blijven monitoren en te rapporteren aan het managementteam om de efficiëntie van het inkoopproces te verbeteren.
KPI’s inkoop rapporteren in het MT
Laten we nog een stapje terug zetten. Want nog voor het bepalen van de inkoop KPI’s, bepaal je wat je precies aan het MT wilt rapporteren. Bekijk het eerst in grote lijnen en zoom daarna in op de specifieke KPI’s die voor jouw doel belangrijk zijn.
Ik vroeg me af wat inkoopprofessionals het liefst in het MT rapporteren:
Wat blijkt: 28% van jullie rapporteert graag inkoopbesparingen. Maar hoe dan?
Inkoopbesparingen rapporteren
Het rapporteren van besparingen kan al snel complex worden. Ik denk dat dat komt doordat er simpelweg geen “perfecte” manier is om dit te rapporteren. Ik geef je wat voorbeelden om dat aan te tonen. Dit is hoe besparingen regelmatig worden gerapporteerd:
1. Prijsonderhandelingen: Als je met een leverancier onderhandelt over lagere prijzen voor goederen of diensten, kun je de inkoopbesparingen berekenen door het verschil in prijs tussen de oorspronkelijke en de nieuwe offerte te bepalen.
- Bijvoorbeeld, als de oorspronkelijke prijs voor een product €100 was en je onderhandelt over een korting van 10%, dan zou de nieuwe prijs €90 zijn, waardoor je een besparing van €10 realiseert. Maar vaak zie je dat leveranciers dit al incalculeren en extra hoog inzetten. De eerste korting krijg je al door het gesprek aan te gaan.
2. Volumecontracten: Als je een volumecontract afsluit met een leverancier, kun je de inkoopbesparingen berekenen op basis van het verschil tussen de normale prijs en de gereduceerde prijs vanwege het volumecontract.
- Bijvoorbeeld, als de normale prijs van een product €100 is, maar je kunt het kopen voor €90 vanwege het volumecontract, dan zou de inkoopbesparing €10 zijn per product dat je koopt. Anderzijds zou je natuurlijk ook kunnen besparen door minder materiaal te verbruiken, dat is hiermee weer tegenstrijdig.
3. Alternatieve leveranciers: Als je een nieuwe leverancier vindt die dezelfde producten of diensten kan leveren voor een lagere prijs dan de huidige leverancier, dan kun je de inkoopbesparing berekenen door het verschil in kosten tussen de huidige en de nieuwe leverancier te bepalen.
- Bijvoorbeeld, als de huidige leverancier €100 rekent voor een product en de nieuwe leverancier €90 rekent, dan zou de inkoopbesparing €10 per product zijn. Hier geldt natuurlijk, afhankelijk van het product of dienst: is de kwaliteit hetzelfde?
4. Procesverbeteringen: Voer je verbeteringen in het inkoopproces door? Bijvoorbeeld door de doorlooptijd van de bestellingen te verkorten? Dan kun je de inkoopbesparing berekenen door de kostenbesparingen te bepalen die voortvloeien uit deze verbeteringen.
- Bijvoorbeeld, als je de doorlooptijd van een bestelling met 1 dag verkort, zou je mogelijk de kosten van express verzending kunnen vermijden, wat een besparing van €50 per bestelling zou opleveren.
De complexiteit van inkoopbesparingen
Je merkt: Het bepalen van inkoopbesparingen is vaak complexer dan alleen het verschil in prijs. Je kunt daarin ook rekening houden met andere factoren. Zoals kwaliteit, levertijd, betrouwbaarheid en andere kosten. Of denk eens aan besparing op het gebied van duurzaamheid in plaats van in euro’s. Neem deze factoren ook in overweging bij het bepalen van de inkoopbesparingen.
Nogmaals: ik raad je aan om eerst je inkoopdoelstellingen helder te hebben en op basis daarvan te bepalen welke KPI’s voor jou relevant zijn.
Welke KPI’s gebruik jij zelf? Deel het in de comments!