Eerder gaf ik al aan waarom een spend analyse nuttig is. Wil je nu zelf een spend analyse opstellen? Dan heb je daar een goede spend analyse tool voor nodig.
Dat kunnen meerdere applicaties en software oplossingen zijn. Ik geef meer informatie en vertel je wat de voor- en nadelen zijn.
Tools en software inkoop management
Het kiezen van de juiste tools is de eerste stap bij het maken van een spend analyse. En dat kan al een behoorlijke klus zijn. Er zijn namelijk oneindig veel tools en apps waarmee je de spend analyse kunt maken. Ik behandel de meest gebruikelijke en laagdrempelige opties.
Excel
Excel is een spreadsheetprogramma. Als het om ERP en bedrijfsrapportages gaat, is Excel de nummer 1 tool. Dat geldt ook voor het analyseren van je spend, oftewel de inkoopdata of inkoopomzet. Excel biedt onwijs veel mogelijkheden en is eenvoudig te gebruiken.
Toch zijn er ook zeker nadelen te benoemen. Niet iedereen heeft hetzelfde niveau in de omgang met Excel. Daardoor kunnen er al snel ‘domme’ Excel blunders gemaakt worden, die soms grote gevolgen hebben.
De voor- en nadelen van Excel als spend analyse tool
Power BI
Een populaire tool van Microsoft is Power BI. Dit is geen spreadsheet programma, maar een Business Intelligence applicatie. Power BI wordt geregeld ingezet voor het maken van spendanalyses.
Echter zou de tool hiervoor nog veel vaker gebruikt kunnen worden. Power BI is namelijk ontworpen als ‘citizen development app’. Een app die voor iedereen erg gebruiksvriendelijk is. Daarnaast heeft de tool veel handige eigenschappen.
Als je een beetje handig bent met IT, kun je zo aan de slag.
De voor- en nadelen van Power BI als spend analyse tool
Excel en Power BI zijn de grootste tools en apps voor het maken van een spendanalyse. Beide kunnen ze erg nuttig zijn en hebben ze zo hun eigen voor- en nadelen. Ga voor jezelf na wat bij je past.
Maar vergeet niet dat een goede tool regelmatig verbeterd en geüpdate moet worden. Klaar is nog niet af. Dat is tevens een van de 7 meest gemaakte fouten bij een spend analyse.
Overige apps als spend analyse tool
Naast Excel en Power BI zijn er nog veel meer apps die je voor de spendanalyse in kunt zetten. Vaak hebben ze veel overeenkomsten met Excel of Power BI.
Een ander goed spreadsheet programma is Google Sheets of Apple’s Numbers. Van deze twee opties is Google Sheets geschikter voor de spend analyse.
Bij de Business Intelligence tools zou je kunnen denken aan Tableau, Qlik Sense® en Google Data Studio.
Bovendien is het mogelijk om voor automatische spend analyse software te gaan. Dan ben je altijd-up-to-date en heb je een volledig overzicht van al jouw inkoopdata. Een goed voorbeeld hiervan, is de Spend Explorer.
Spend Explorer – Automatische spend analyse software
Wil je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken? Kijk dan eens naar de SpendExplorer. De ideale tool als het om spend analyses gaat. De tool biedt een automatisch overzicht van al jouw inkoopdata.
Hiermee weet je altijd hoe het ervoor staat met jouw spend. Zonder dat je daar veel tijd aan kwijt bent. In één oogopslag zie je wat je moet weten. En kun je specificeren op de voor jou relevante gegevens.