Als het op het bouwen van een spend analyse aankomt, is het een grote vraag: ga je de spend analyse zelf maken? Of laat je het aan anderen over?
In dit artikel kom je te weten wat voor jou de beste optie is. Ik geef je de voordelen van het zelf maken en van het uitbesteden van een spend analyse. Daarmee maak je zelf de afweging. Ook ga ik dieper in op beide opties.
De spend analyse zelf maken
Waarom een spend analyse zelf maken?
Er zijn verschillende redenen waarom een bedrijf of organisatie ervoor kan kiezen om een spendanalyse zelf te maken:
- Discretie
Sommige bedrijven of organisaties willen de verantwoordelijkheid voor hun uitgaven gegevens niet uit handen geven aan een externe partij.
- Flexibiliteit
Het zelf maken van de spendanalyse zorgt ervoor dat je als bedrijf of organisatie zelf bepaalt welke analyses er worden opgenomen. Ook bepaalt het bedrijf zelf hoe de analyse wordt uitgevoerd en kunnen er snel bedrijfsspecifieke verbeteringen worden doorgevoerd.
- Kosten besparen
In vergelijking met het zelf uitvoeren van de spend analyse, kan het uitbesteden van een spendanalyse duur zijn. Al helemaal als een bedrijf of organisatie de analyse frequent wil updaten. Of als er veel gegevens moeten worden verwerkt.
- In-house expertise
Sommige bedrijven of organisaties beschikken over de benodigde expertise om een spendanalyse zelf uit te voeren. Denk aan een financieel analist of een inkoper. Dan is het uitbesteden niet nodig of voordehand liggend.
- Onafhankelijkheid
Sommige bedrijven of organisaties willen zelfstandig opereren. En bij de spend analyse niet afhankelijk zijn van een externe partij.
Een spend analyse maken
Weet wel waar je aan begint. Het is flink wat werk om inkoopdata optimaal te combineren met een technisch dashboard. Er komt aardig wat bij kijken om jouw data op de juiste manier inzichtelijk te maken. Bereid je voor op een tijdrovend project.
Bedenk eerst welke spend analyse tool je wilt gebruiken. Focus je daarna op de spend analyse onderdelen. Ga na welke inzichten je uit je inkoopdata wilt halen.
Stel vervolgens de user journey vast en maak een goed datamodel. Zodat je weet wat je gaat doen en voor wie je de spend analyse tool maakt.
Ten slotte richt je je op het design. Daarbij hoef je het wiel niet zelf uit te vinden. Maak gebruik van de spend analyse design tips en kijk naar de spend analyse voorbeelden.
Tip: Gebruik de complete gids voor het maken van een spend analyse
Ik heb een complete gids opgesteld, waarin je alles leest over het maken van een spend analyse. De meer dan 50 pagina’s nemen je van A tot Z mee in hoe je dit voor elkaar krijgt en waar je aan moet denken. Je kunt hem gratis downloaden. Het is een complete gids vol tips en tricks:
In de gids ontdek je wat het nut van de spend analyse is, welke onderdelen je niet mag vergeten en waar de valkuilen zitten. Ook krijg je spend analyse voorbeelden en tips voor het design.
De spend analyse NIET zelf maken
Je kunt er ook voor kiezen de spendanalyse niet zelf te maken. Ik geef eerst aan wat de voordelen hiervan zijn. Daarna ga ik in op de mogelijke spend analyse diensten. Je kunt de spend analyse uitbesteden, kiezen voor Saas of de SpendExplorer.
Waarom een spend analyse uitbesteden?
Er zijn meerdere redenen om als bedrijf of organisatie de spend analyse niet zelf te maken:
- In huis halen van de juiste expertise
Het maken van een spend analyse dashboard vereist inhoudelijke kennis en technische vaardigheden. Niet in elk bedrijf is personeel met deze expertise aanwezig. Bij een externe partij kan de kennis wel aanwezig zijn. Je laat het werk over aan professionals.
- Tijd besparen
Ga je een spend analyse maken? Dan merk je al snel dat dit een tijdrovende klus kan zijn. Je bent veel tijd kwijt aan het verzamelen en tevoorschijn halen van je data. En dan heb je het nog niet eens geanalyseerd. Daarnaast kost het ook tijd om de tool up-to-date te houden. Je moet blijvend aanpassingen en updates blijven uitvoeren. Dat kan een reden zijn om het werk uit te besteden.
Spend analyse uitbesteden
Er zijn veel tools die je voor de spend analyse kunt gebruiken. Maar ben je daar toch niet super handig mee? Of heb je geen zin om elke maand met de spend analyse bezig te zijn? Dan kun je het bouwen van de spend analyse uitbesteden.
Je kunt het maken van de spend analyse overlaten aan een freelancer of een consultancy organisatie. Bij dit uitbesteden moet je enkele aspecten in de gaten houden:
- Intake & lang kostbaar traject
Een consultancy organisatie wil precies weten aan wat voor project ze beginnen. Dat begint met een intake. Soms kunnen dit lange en kostbare trajecten worden. Terwijl er nog niet eens aan de spend analyse is begonnen. Voorkom dat je al een kapitaal kwijt bent aan een circus, voordat je überhaupt begint.
- Verschillende specialismen
Een groot voordeel van ZZP’ers of gedetacheerde IT’ers is dat ze vaak snel kunnen starten. Maar bedenk je wel dat ze de inkoop materie niet altijd kennen en begrijpen. Het is juist vaak de technische kant, waar zij in gespecialiseerd zijn.
Dat maakt een precieze communicatie essentieel. Je moet heel duidelijk aangeven wat er moet gebeuren. En zelf hier en daar het wiel zelf uitvinden. Dat zal nooit in één keer goed gaan. Je gaat hoogstwaarschijnlijk ‘lost in translation’ raken tussen de technische taal en inkoop taal.
Ga je juist voor een inkoop specialist, dan zal deze vaak een eenmalige analyse maken. De volgende keer dat je inzicht wilt hebben, zal dit dus opnieuw gemaakt moeten worden.
- Is klaar ook echt af?
Het is één van de meest gemaakte fouten bij het maken van een spend analyse: denken dat je klaar bent. Maar klaar is niet af. De spendanalyse moet regelmatig worden verbeterd en up-to-date worden gemaakt.
Dat is ook het geval als je een externe partij aan het werk zet. Kun je dan verwachten dat ze continu blijven verbeteren? De externe partij heb je waarschijnlijk nog vaak nodig om verbeteringen of aanpassingen door te voeren.
Software as a service
Een van de spend analyse diensten is ook SAAS. Software as a service. Dit is een manier van uitbesteden, waarbij de externe partij de software ontwikkelt en onderhoudt. De spend analyse software wordt dan ter beschikking gesteld in de vorm van een abonnement.
Op zich is dit een fijne manier van uitbesteden. Je geeft al het werk uit handen. Het externe bedrijf zorgt ervoor dat de software blijft draaien en up-to-date blijft.
Spend Explorer
Als je de spend analyse niet helemaal zelf wilt doen. En het jezelf makkelijk wilt maken is er nog een optie. Namelijk de SpendExplorer. De SpendExplorer is een ideaal dashboard, dat een automatisch overzicht biedt van al jouw inkoopdata.
Je krijgt een uitgebreid overzicht. Alle spend analyse onderdelen komen in het dashboard voor. In één oogopslag zie je wat je moet weten en kun je specifiek zoeken naar gegevens die voor jou relevant zijn.
De spend analyse tool heeft de basis van jouw spend analyse al gelegd. Zelf hoef je alleen de data aan te leveren. Je bespaart tijd en hebt altijd volledig inzicht in je spend.
Conclusie: spendanalyse zelf maken of uitbesteden?
Kortom: het uitbesteden van de spend analyse heeft niet alleen maar voordelen. Al helemaal als de desbetreffende partij kennis van het vakgebied mist. Daarom raad ik je aan: om óf iets zelf goed te doen óf het volledig uit te besteden.
Besluit je de spendanalyse zelf uit te voeren? Dan is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen en om voldoende tijd te besteden aan het bijhouden van je dashboard.
Als je dit alleen maar eenmaal per kwartaal doet, zul je veel kennis verliezen en extra tijd nodig hebben om dit op te halen. Het kan ook moeilijk zijn om op de hoogte te blijven van de beste praktijken in dit gebied. “Use it or lose it”. Als je besluit om het zelf te doen, zorg dan dat je iemand in je team hebt die zich hier volledig op kan concentreren.
Aan de andere kant, als je besluit om de analyse uit te besteden, doe dit dan goed en laat je zoveel mogelijk ontlasten. Als je telkens weer een nieuwe persoon moet inhuren voor verbeteringen, kan dit tijd en onverwachte kosten met zich meebrengen.
Bijvoorbeeld door het steeds opnieuw verlenen van toegang tot je data en omgeving. Kijk daarom naar mogelijkheden waar kennis van inkopen aanwezig is en waar de analyse continu up-to-date kan worden gehouden.