De 7 meest gemaakte spend analyse fouten

1: De rosmolen

Elke keer dat je de spend analyse nodig hebt, maak je hem opnieuw. Je vindt het wiel telkens opnieuw uit. Als een muilezel in een rosmolen. Hetzelfde trucje, maand op maand.

Dit zorgt voor fouten, én je verspilt inkooptalent. Terwijl dat niet nodig is. Laat jouw inkopers hun skills inzetten voor het realiseren van je inkoopdoelen.

2: Koud water vrees

Automatisch gebruik je spreadsheets om je analyse te maken. Spreadsheets zijn lekker bekend, vooral die van Excel. Maar er zijn veel handigere tools in de markt om je analyse proces te automatiseren. 

Het MKB heeft koudwatervrees. Kleine en grote organisaties weten deze tools veel makkelijker te vinden. En effectiever in te zetten. 

In andere tools, zoals Power BI, kun je rapportages makkelijker automatiseren. En dat niet alleen. Ook het delen, visualiseren en bewerken gaat makkelijker. Het kost minder tijd en is veiliger. Daar word je toch blij van?

3: Tijd verkwisten

Je accepteert dat het maken van een spend analyse tijd kost. Er zijn nu eenmaal veel handmatige bewerkingen nodig. En tijd is ons meest schaarse bezit. Daarom kiezen veel inkoopmanagers ervoor de spend analyse maar een keer per jaar uit te voeren.

Een jaarlijkse spend analyse.. Dat is een onwijs lange periode! Een eeuwigheid in deze tijd. Wat nou als je continu inzicht hebt en je tijd niet aan het maken van de analyse hoeft te verspillen? 

Dan ben je altijd op de hoogte. Je ziet precies waarom je meer aan het uitgeven bent aan leveranciers: meer volume of hogere prijzen? En met dat inzicht kun je acties ondernemen om de inkoop te controleren en doelen te behalen. 

4: Whizzkid for CEO

"Echt fijn, zo'n handige Excel expert in mijn inkoopteam! Een echte whizzkid." Zeker handig! Maar is die afhankelijkheid wel wat je wilt? En wat goed is voor je collega?

Als er één iemand is die weet hoe je analyse gemaakt wordt. Dan is deze whizzkid de meest onmisbare collega in je organisatie. 

En wat doe je als deze slimme collega verder wilt in haar of zijn carrière? Gun juist deze collega ook een mooie loopbaan. En zorg dat je niet afhankelijk bent van één persoon. Kijk naar toekomstbestendigheid: wie kan er hoe mee verder als het dashboard staat?

5: Omarm complexiteit

Je streeft naar perfectie en accepteert dat daar een complexe rapportage bij hoort. Met als resultaat: altijd ingewikkelde en foutgevoelige rapportages. Die niet echt worden begrepen. 

Een complexe inkooprapportage is niet altijd de beste inkooprapportage. De kunst is, om de rapportage simpel te houden. Maar wel op een manier dat het voor alle situaties werkt. 

En daarbij kun je best even vast zitten in de ontwerp fase. Er zijn altijd zoveel wensen en uitzonderingen. "Want als we daar geen rekening mee houden, dan klopt de informatie gewoon niet." 

Ja, zo dacht ik eerst ook. En ik probeerde met alles rekening te houden. Maar wat ik merkte: met een te complex dashboard kun je al helemaal niet uit de voeten.

6: Sharing is daring

Je deelt je rapportages per e-mail. Lekker snel en makkelijk verstuurd. Maar het heeft ook echt nadelen. Want hoe weet je nu of je naar de laatste versie kijkt? Na het mailen dwarrelen er vaak meerdere versies van dezelfde spreadsheet rond. 

En via de mail kan jouw rapportage in de verkeerde handen belanden. Wist je dat de meeste datalekken (66%) ontstaan door het versturen van bestanden naar verkeerde e-mailadressen?

7: Klaar is niet af

Zo, je dashboard staat. Project klaar zou je denken. Maar dan ben je er nog niet. Dat is wat veel inkoopmanagers zich niet realiseren. 

Een dashboard gaat pas echt voor je werken in de praktijk. Als je ermee aan de slag gaat, zie je pas echt wat je nodig hebt. 

Ben je niet bereid het na oplevering nog te verbeteren? Dan is de houdbaarheid maximaal 2 maanden. Klaar is simpelweg nog niet af.