Wat is een spendanalyse precies? En wat heb je er precies aan? Daar krijg je in dit artikel antwoord op. Ik geef je de betekenis van een spendanalyse. En leg uit waarom een spend analyse maken erg nuttig is.
Ben je al bekend met de toegevoegde waarde van een spendanalyse? Dan kan het artikel je helpen om het belang van de analyse binnen jouw organisatie te benadrukken.
Wat is een spend analyse?
De term ‘spend’ staat voor inkoopwaarde en inkoopomzet. In een spendanalyse ga je deze spend analyseren. De totale spend verdeel je bijvoorbeeld over de leveranciers, de (interne) afnemers en de inkoop diensten of producten.
Op die manier schep je overzicht in de totale inkoopdata. Je krijgt een beeld van wie, wat waar inkoopt. Dat helpt je om beter, voordeliger en duurzamer in te kopen. Je kunt de analyse zien als een instrument om strategische inkoop doelen op te stellen.
Hoe vaak moet je een spend analyse maken?
Een belangrijke vraag is: hoe vaak moet je een spend analyse maken? Dat verschilt enorm. Hoe vaker je de spend analyse maakt, hoe verser de data is. En op basis van verse data maak je betere beslissingen. Meestal wordt de spend analyse vlak voor een meeting met leveranciers of collega’s uitgevoerd.
Zelf was ik benieuwd hoe vaak de spendanalyse gemiddeld wordt opgesteld. Dus dat onderzocht ik met een LinkedIn poll. Daar kwam een duidelijke voorkeur uit naar voren. De ruime meerderheid voert de spendanalyse maandelijks- of eens per kwartaal uit.
Bij sommigen werd de spendanalyse dagelijks uitgevoerd. Dan is de spend analyse meestal volledig geautomatiseerd met een BI oplossing.. Maar als je maandelijks je spend analyse maakt en je het proces goed hebt opgezet, hoeft het het maken van een spend analyse je ook nog geen 15 minuten te kosten.
Voor wie is een spendanalyse nuttig?
De spendanalyse is handig voor alle bedrijven en organisaties die meer inzicht in hun uitgaven willen hebben. Mensen die werken met de spendanalyse kunnen werkzaam zijn in verschillende functies.
Erg betrokken bij de spend analyse zijn allereerst inkoopprofessionals. Zij dragen verantwoordelijkheid voor het inkopen en kopen goederen en diensten in voor bedrijven. De spend analyse geeft elke inkoper inzicht in de kosten, zodat leverancier onderhandelingen beter gevoerd kunnen worden.
Ten tweede is de spend analyse belangrijk voor financiële analisten, managers, en/of controleurs. Ook CFO’s horen in dit rijtje thuis.
Voor hen is met name het financiële aspect van de spend analyse interessant. De uitgaven en inkomsten staan er duidelijk in vermeld.
Zo kunnen de financiële gegevens worden beheerd en gecontroleerd. Daaruit kunnen onregelmatigheden worden opgespoord en kunnen er goede beslissingen worden genomen over hoe het geld uitgegeven gaat worden.
Waarom een spend analyse maken?
Een spend analyse kan je veel bieden. Het is een handig middel voor inzicht als je een inkoopstrategie wilt opstellen. En in onderhandelingen met leveranciers kan de spend analyse goed van pas komen.
De analyse helpt je marges te verbeteren, te werken aan de continuïteit van bedrijfsprocessen en te werken aan duurzaamheid. Onnodige uitgaven worden geïdentificeerd en de inkoopprocessen geoptimaliseerd. Hoe precies, dat leg ik je zo uit.
Eerst nog even dit:
Ik onderzocht ook weer met een LinkedIn poll wat de voornaamste reden voor inkoopprofessionals is om een spend analyse te maken.
Het merendeel van de stemmen ging uit naar het maken van een category analyse of strategie (52%). Dat was een grotere drijfveer dan leverancier management (24%), leverancier onderhandelingen (19%) en benchmarking (5%).
De volgende voordelen tonen ook aan waarom een spend analyse van toegevoegde waarde kan zijn.
Beter inkopen
Een spend analyse helpt je beter in te kopen. Maar wat wordt daar precies mee bedoeld?
Het inkopen richt zich op de volgende 3 pijlers. Dit zijn eveneens doelen die je bij het opstellen van een inkoopstrategie terug ziet komen. Een goede categorie strategie helpt je alle 3 de doelen te behalen.
- Het verbeteren van marges
- Continuïteit van bedrijfsprocessen
- Duurzaamheid
Bij het verbeteren van marges draait het om efficiëntie. Niet zozeer om het minder betalen. Ga voor meer efficiëntie in processen, verbeter de prijzen of bundel leveranciers.
Efficiëntere processen zorgen immers voor minder overheadkosten. Je neemt de kwaliteit van je inkopen en samenwerkingen onder de loep. Met het doel dat processen en producten goed op elkaar aansluiten.
Het verbeteren van marges komt ook terug in het doorvoeren van betere inkoop- en verkoopprijzen. Of denk aan het optimaliseren van verkoopprijzen. Ga na hoe je de inkoopprijzen doorvoert in de verkoop.
Denk bij het verbeteren van continuïteit in bedrijfsprocessen aan meer controle over de supply chain. Daar kunnen bijvoorbeeld nieuwe contractuele afspraken met B leveranciers aan bijdragen.
En wil je gaan voor een duurzame inkoop? Dan kan de spend analyse daar inzicht in geven. Ga hiervoor in gesprek met leveranciers die duurzame producten leveren.
Inzicht combineren met strategie
De inzichten die je uit de spendanalyse haalt, helpen je bij het opstellen van een strategie. De analyse vormt de basis. De vervolgstappen kun je zien als aaneenschakeling.
Stel bijvoorbeeld, dat je een duidelijk inzicht hebt in de spend per leverancier. Dan kun je op basis daarvan schaalvoordelen behalen, betere inkoopprijzen doorvoeren en betere marges realiseren.
